Política para el tratamiento de datos personales

POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

JUAN ESTEBAN BUENO VALENCIA – PERSONA NATURAL COMERCIANTE
ESTABLECIMIENTO DE COMERCIO “GOOD & PARTNERS”

PREÁMBULO

La presente Política de Tratamiento de Datos Personales (en adelante, la “Política”) se adopta en cumplimiento de los artículos 15 y 20 de la Constitución Política de Colombia, la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013, el Decreto 1074 de 2015 y demás normas que los modifiquen, adicionen o complementen, con el fin de regular el tratamiento de los datos personales recolectados, almacenados, usados, circulados y/o suprimidos por JUAN ESTEBAN BUENO VALENCIA, persona natural comerciante, titular del establecimiento de comercio denominado “GOOD & PARTNERS” (en adelante, el “Responsable” o el “Establecimiento”).

El propósito principal de esta Política es:

• Informar a los titulares de los datos personales (en adelante, los “Titulares”) sobre los derechos que les asisten.

• Establecer los procedimientos y mecanismos para ejercer dichos derechos.

• Informar las finalidades del tratamiento de los datos personales.

• Definir las obligaciones del Responsable en el manejo de datos personales.

CAPÍTULO I

DISPOSICIONES GENERALES

Artículo 0. Responsable del tratamiento

El Responsable del Tratamiento de los datos personales es:

• Nombre: Juan Esteban Bueno Valencia

• Calidad: Persona natural comerciante – titular del establecimiento de comercio “GOOD & PARTNERS”

• Documento de identidad: C.C. No. 98.668.549

• Domicilio: Medellín, Antioquia, Colombia

• Dirección: San Fernando Plaza, Cra. 43A # 1–50 Of. 346

• Teléfonos: +57 318 526 6666 – +57 312 791 7580

• Correo electrónico para datos personales: hello@good-partners.co

El responsable de la atención de peticiones, consultas y reclamos relacionados con datos personales será el Área Administrativa y de Protección de Datos Personales, a través del correo electrónico antes indicado.

Artículo 1. Definiciones

Para efectos de la interpretación y aplicación de esta Política, se adoptan las siguientes definiciones:

• Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de sus datos personales.

• Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable, dirigida al Titular, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de esta Política, la forma de acceder a ella y las finalidades del Tratamiento.

• Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.

• Dato Personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

• Dato Público: Dato que no sea semiprivado, privado o sensible; por ejemplo, estado civil, profesión u oficio, calidad de comerciante o servidor público, y los datos contenidos en registros públicos.

• Dato Sensible: Dato personal que afecta la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación (origen racial o étnico, orientación política, convicciones religiosas o filosóficas, pertenencia a sindicatos u organizaciones sociales, datos de salud, vida sexual, datos biométricos, entre otros).

• Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable.

• Responsable del Tratamiento: La persona que decide sobre la Base de Datos y/o el Tratamiento de los datos personales; en este caso, Juan Esteban Bueno Valencia, persona natural comerciante – titular del establecimiento de comercio “GOOD & PARTNERS”.

• Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.

• Transferencia de datos: Envío de datos personales por parte del Responsable o Encargado ubicado en Colombia a un receptor que es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.

• Transmisión de datos: Comunicación de datos personales dentro o fuera del territorio de Colombia, cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.

• Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales como recolección, almacenamiento, uso, circulación, transmisión, transferencia o supresión.

Artículo 2. Objeto

Esta Política tiene por objeto establecer los lineamientos generales que aplica el Responsable para el Tratamiento de los datos personales que reposan en sus Bases de Datos, así como los procedimientos para que los Titulares puedan ejercer sus derechos.

Artículo 3. Ámbito de aplicación

La presente Política aplica al Tratamiento de datos personales efectuado por el Responsable en el marco de:

• Las relaciones comerciales e inmobiliarias adelantadas a través del establecimiento “GOOD & PARTNERS” (clientes, potenciales clientes, propietarios, arrendatarios, compradores, inversionistas).

• Las relaciones civiles y comerciales con proveedores, aliados y contratistas.

• Las relaciones laborales o de servicios con empleados, ex empleados y aspirantes, cuando existan.

• Las interacciones de usuarios y visitantes de los sitios web, redes sociales, formularios web, campañas y eventos del Establecimiento.

Artículo 4. Principios

En el Tratamiento de datos personales, el Responsable aplicará, entre otros, los siguientes principios:

• Legalidad: El Tratamiento se sujetará a lo dispuesto en las normas vigentes sobre protección de datos personales.

• Finalidad: El Tratamiento obedecerá a finalidades legítimas, informadas al Titular y previstas en esta Política.

• Libertad: El Tratamiento solo se ejercerá con el consentimiento previo, expreso e informado del Titular, salvo las excepciones legales.

• Veracidad o calidad: La información debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.

• Transparencia: Se garantiza al Titular el derecho a obtener del Responsable información sobre la existencia y uso de sus datos personales.

• Acceso y circulación restringida: El Tratamiento se realizará por personas autorizadas y los datos no estarán disponibles en medios de acceso público, salvo la información de carácter público.

• Seguridad: Se implementan medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para otorgar seguridad a los registros, evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado.

• Confidencialidad: Todas las personas que intervienen en el Tratamiento de datos personales están obligadas a garantizar la reserva de la información, incluso después de finalizada su relación con el Responsable.

CAPÍTULO II

FINALIDADES DEL TRATAMIENTO

Artículo 5. Finalidades generales

Los datos personales recolectados por el Responsable serán tratados, entre otros, para:

1. Cumplir obligaciones legales, contractuales, contables, tributarias, administrativas y regulatorias.

2. Gestionar peticiones, quejas, reclamos, sugerencias y solicitudes de información.

3. Mantener comunicación con los Titulares sobre asuntos relacionados con los servicios y operaciones del Establecimiento.

4. Administrar y mejorar los productos, servicios, procesos, plataformas y canales de atención.

5. Realizar estudios estadísticos, de mercado y análisis de comportamiento, con fines de mejora y definición de estrategias comerciales.

Artículo 6. Finalidades frente a clientes, potenciales clientes, propietarios e interesados en inmuebles

El Responsable tratará datos personales de clientes, potenciales clientes, propietarios de inmuebles, compradores, arrendatarios, inversionistas y usuarios de sus servicios inmobiliarios, para:

1. Gestionar la promoción, intermediación, venta, compra, arriendo, permuta, administración y evaluación de inmuebles.

2. Gestionar la relación contractual inmobiliaria, incluyendo registro de inmuebles, elaboración y ejecución de contratos, recaudo de cánones, administración de cartera, cobranza y conciliaciones.

3. Entregar información a entidades financieras, aseguradoras y aliados para la gestión de créditos, pólizas y demás servicios relacionados con operaciones inmobiliarias.

4. Enviar información comercial y publicitaria asociada a inmuebles, proyectos inmobiliarios, oportunidades de inversión, eventos, contenidos, boletines y campañas de fidelización, por medios físicos, electrónicos, telefónicos o digitales.

5. Realizar validaciones de identidad y antecedentes comerciales o financieros cuando sean requeridas para la mitigación de riesgos en operaciones inmobiliarias, dentro del marco legal aplicable.

6. Registrar y actualizar la información en las Bases de Datos del Establecimiento para fines comerciales, contractuales y de servicio al cliente.

Artículo 7. Finalidades frente a proveedores, contratistas y aliados

El Responsable tratará datos personales de proveedores, contratistas y aliados comerciales para:

1. Gestionar procesos de evaluación, selección, vinculación y seguimiento de proveedores y contratistas.

2. Formalizar y ejecutar contratos de compraventa, suministro, prestación de servicios u otros de naturaleza similar.

3. Efectuar pagos, soportes contables, tributarios y financieros, así como auditorías internas y externas.

4. Cumplir con obligaciones de prevención de lavado de activos y financiación del terrorismo (LA/FT) cuando sean aplicables.

5. Mantener un registro actualizado de proveedores, contratistas y aliados.

Artículo 8. Finalidades frente a empleados, ex empleados y aspirantes

El Responsable tratará datos personales de empleados, ex empleados y aspirantes a vinculación para:

1. Adelantar procesos de selección, evaluación, entrevistas, pruebas técnicas, psicotécnicas y verificación de referencias personales, laborales y académicas.

2. Verificar antecedentes penales, judiciales, disciplinarios, comerciales y financieros, dentro de los límites legales y para fines de vinculación y gestión del riesgo.

3. Gestionar el vínculo laboral o contractual de servicios, afiliaciones al sistema de seguridad social, pago de nómina, prestaciones sociales, manejo de beneficios, bienestar, evaluaciones de desempeño y procesos disciplinarios.

4. Cumplir con obligaciones legales en materia laboral, de seguridad social, seguridad y salud en el trabajo y demás normatividad relacionada.

5. Administrar información de ex empleados para fines históricos, de archivo, certificaciones laborales y eventuales reclamaciones o procesos judiciales.

CAPÍTULO III

DERECHOS DE LOS TITULARES Y DEBERES DEL RESPONSABLE

Artículo 9. Derechos de los Titulares

Los Titulares de datos personales tienen, entre otros, los siguientes derechos:

1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente al Responsable.

2. Solicitar prueba de la Autorización otorgada, cuando esta sea requerida por la ley.

3. Ser informados, previa solicitud, sobre el uso que se ha dado a sus datos personales.

4. Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio por infracciones a la normatividad de protección de datos personales.

5. Solicitar la supresión de los datos y/o revocar la Autorización cuando no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales, o cuando haya desaparecido la finalidad o el período de tratamiento.

6. Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

Los derechos de los menores de edad podrán ser ejercidos por sus padres o representantes legales.

Artículo 10. Deberes del Responsable del Tratamiento

El Responsable se compromete, entre otros, a:

1. Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio de sus derechos.

2. Solicitar y conservar copia o evidencia de la Autorización cuando esta sea necesaria.

3. Informar debidamente la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten al Titular.

4. Conservar la información bajo condiciones de seguridad que impidan su adulteración, pérdida, consulta o acceso no autorizado.

5. Actualizar la información cuando le sea reportado un cambio por el Titular.

6. Rectificar la información cuando sea incorrecta y sea procedente.

7. Tratar los datos únicamente para las finalidades informadas al Titular y permitidas por la ley.

8. Tramitar las consultas y reclamos de los Titulares en los términos de ley.

9. Suscribir los contratos de transmisión de datos personales cuando exista Encargado del Tratamiento.

CAPÍTULO IV

AUTORIZACIÓN, DATOS SENSIBLES Y MENORES DE EDAD

Artículo 11. Autorización del Titular

El Responsable solicitará la Autorización previa, expresa e informada del Titular, mediante formatos físicos, formularios digitales, aceptación de términos y condiciones o mecanismos equivalentes, salvo en los casos de excepción previstos en la ley.

El Responsable conservará evidencia de la Autorización otorgada por los Titulares.

Artículo 12. Aviso de privacidad

Cuando no sea posible poner a disposición del Titular esta Política en el momento de la recolección, el Responsable utilizará un aviso de privacidad, que informará:

• La identidad y datos de contacto del Responsable.

• Las finalidades del Tratamiento.

• Los derechos del Titular.

• La forma de acceder a esta Política.

Artículo 13. Tratamiento de datos sensibles

El Responsable solo realizará Tratamiento de datos sensibles cuando:

1. El Titular haya otorgado Autorización explícita para dicho Tratamiento, salvo las excepciones legales.

2. El Tratamiento sea necesario para el cumplimiento de obligaciones legales o contractuales.

3. Se trate de datos necesarios para la protección de intereses vitales del Titular o de otra persona, en los términos de la ley.

En todo caso, el Titular no está obligado a suministrar datos sensibles.

Artículo 14. Tratamiento de datos de niños, niñas y adolescentes

El Tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes se realizará únicamente cuando:

1. Responda y respete el interés superior del menor.

2. Se asegure el respeto de sus derechos fundamentales.

3. Exista Autorización de sus padres o representantes legales.

CAPÍTULO V

PROCEDIMIENTOS PARA CONSULTAS Y RECLAMOS

Artículo 15. Canales para el ejercicio de derechos

Los Titulares o sus legitimados podrán ejercer sus derechos y presentar consultas o reclamos a través de:

• Correo electrónico: hello@good-partners.co

• Dirección física: San Fernando Plaza, Cra. 43A # 1–50 Of. 346, Medellín, Antioquia, Colombia

• Teléfonos: +57 318 526 6666 – +57 312 791 7580

Artículo 16. Consultas

Las consultas sobre información personal del Titular serán tramitadas así:

1. El Responsable verificará la identidad del solicitante (Titular o legitimado).

2. La consulta se resolverá en un término máximo de diez (10) días hábiles, contados desde la fecha de recibo.

3. Cuando no sea posible atender la consulta dentro de ese término, se informará al interesado antes de su vencimiento, indicando los motivos de la demora y la fecha en que será atendida, la cual no podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes.

Artículo 17. Reclamos

Los reclamos para corrección, actualización, supresión de datos o por presunto incumplimiento de esta Política o de la ley, se tramitarán así:

1. El reclamo debe presentarse indicando, al menos:

   • Identificación del Titular.

   • Descripción de los hechos que dan lugar al reclamo.

   • Dirección y datos de contacto.

   • Documentos que se quiera hacer valer.

2. Si el reclamo está incompleto, se requerirá al reclamante dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes para que subsane las fallas. Si, transcurridos dos (2) meses desde el requerimiento, no presenta la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

3. Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la Base de Datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” junto con el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles, la cual se mantendrá hasta que el reclamo sea decidido.

4. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles, contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no sea posible atenderlo en dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá, sin que esta pueda superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

CAPÍTULO VI

SEGURIDAD, TRANSFERENCIAS, RNBD Y VIGENCIA

Artículo 18. Medidas de seguridad

El Responsable implementa medidas técnicas, humanas, físicas y administrativas razonables para proteger los datos personales contra pérdida, acceso no autorizado, uso indebido, alteración o destrucción, entre ellas:

1. Controles de acceso a la información mediante usuarios y contraseñas.

2. Perfiles y niveles de autorización definidos según cargos y funciones.

3. Herramientas de seguridad para protección de la infraestructura tecnológica (firewalls, antivirus, copias de seguridad, entre otros).

4. Políticas y acuerdos de confidencialidad con empleados y terceros que tengan acceso a información personal.

5. Procedimientos para respaldo y recuperación de información crítica.

6. Procedimientos para almacenamiento y destrucción segura de soportes físicos y digitales que contengan datos personales.

Artículo 19. Transferencia y transmisión de datos personales

El Responsable podrá transmitir o transferir datos personales a terceros, dentro o fuera de Colombia, cuando ello sea necesario para el cumplimiento de las finalidades descritas en esta Política, particularmente a:

• Aliados comerciales y proveedores de servicios tecnológicos.

• Entidades financieras, aseguradoras y aliados estratégicos.

• Entidades públicas o autoridades competentes cuando medie obligación legal.

En tales casos:

1. El Responsable suscribirá los acuerdos de transmisión y demás instrumentos necesarios para garantizar el cumplimiento de esta Política y de la normatividad aplicable.

2. Verificará que el tratamiento por parte de los terceros se realice bajo estándares de protección adecuados.

Artículo 20. Registro Nacional de Bases de Datos – RNBD

De conformidad con la normativa vigente y los lineamientos de la Superintendencia de Industria y Comercio, la obligación de registrar Bases de Datos en el Registro Nacional de Bases de Datos – RNBD recae principalmente sobre determinadas personas jurídicas (sociedades, entidades sin ánimo de lucro y entidades públicas) que cumplan ciertos umbrales de activos.

Dado que el Responsable es persona natural comerciante, titular del establecimiento de comercio “GOOD & PARTNERS”, actualmente no se encuentra obligado a efectuar dicho registro, sin perjuicio de cumplir con todas las demás obligaciones previstas en la Ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios, tales como:

• Contar con esta Política de Tratamiento.

• Solicitar Autorización cuando sea requerida.

• Implementar medidas de seguridad adecuadas.

• Atender consultas y reclamos de los Titulares.

En caso de que en el futuro se modifique la normativa o cambie la situación jurídica o patrimonial del Responsable de manera que se configure la obligación de registro, se procederá a realizarlo conforme a los términos establecidos por la ley.

Artículo 21. Vigencia y modificaciones de la Política

La presente Política entra en vigencia a partir de la fecha de su publicación en los canales oficiales del establecimiento de comercio “GOOD & PARTNERS”.

Las Bases de Datos objeto de Tratamiento se mantendrán vigentes mientras:

• Sea necesario para el cumplimiento de las finalidades descritas en esta Política, o

• Exista una obligación legal, contractual o administrativa de conservar la información.

El Responsable podrá modificar esta Política en cualquier momento. Cualquier cambio sustancial será informado a los Titulares a través de los canales oficiales del Establecimiento “GOOD & PARTNERS” antes de su entrada en vigencia.